Anleitung Ticketingsystem

Mit dieser Anleitung lernst du das Ticketingsystem in admin.digital kennen und erfährst, wie du Tickets erstellst, bearbeitest und die automatisierten Einstellungen konfigurierst.

1. Allgemeines

1. Mit der Admin-Berechtigung wird in der Kopfzeile die Anzahl offener Tickets angezeigt.
2. Mit dem Mauszeiger kannst du zusätzlich zwischen «Meine Tickets», «Tickets in Bearbeitung» und «Abgeschlossene Tickets» wählen.
3. Unter «Verwaltung» kannst du mit dem Button «Archivierte Tickets» archivierte Tickets einsehen und bearbeiten.
4. Unter «Verwaltung» kannst du mit dem Button «Aktivität» die Aktivitäten der Tickets nach Aktualität einsehen und bearbeiten.
5. Über das Anwählen der Reservation im Kalender kannst du ein Ticket öffnen.

2. Erstellen eines Tickets (Beispiel Reservation)

1. Erstelle eine Reservation durch den Benutzer in «Reservationen». Ein neues offenes Ticket wird angezeigt. Der Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn «Ticket Updates via E-Mail» gewählt wurde.
2. Nimm die Reservation durch die Verwaltung in «Tickets» an. Das Ticket wird mit Anzeige der Ticket-Nr. geöffnet. Unter «Aktivität» wird der Status des Tickets angezeigt.
3. Sende bei Bedarf eine Nachricht an den Benutzer mit «Nachricht senden». Wurde durch den Benutzer «Ticket Updates via E-Mail» gewählt, erhält er automatisiert eine E-Mail-Benachrichtigung.
4. Klicke auf «Alle Reservationen annehmen», um die Reservation anzunehmen. Der Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn «Ticket Updates via E-Mail» gewählt wurde.
5. Klicke auf «Tickets abschliessen», um die Reservation abzuschliessen. Tickets werden als abgeschlossen gekennzeichnet und können bei Bedarf durch Selektieren archiviert werden.

Für ein geöffnetes Ticket stehen weitere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

• «Erweitert» -- Bietet erweiterte Möglichkeiten zur Bearbeitung des Tickets.
• «Ticket zuweisen» -- Zuweisung des Tickets an einen bestimmten Mitarbeitenden.
• «Neue Notiz» -- Dient zur Erfassung einer internen Notiz.
• «PDF» -- Generiert ein PDF der Reservation.

3. Automatisierte Einstellungen Tickets

Öffne «Verwaltung» > «Einstellungen» > «Tickets», um Einstellungen für Tickets zu automatisieren.

1. E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen zu geöffneten Tickets -- Dient für die Erstellung einer zentralen Adresse für das Erstellen von Benachrichtigungen.
2. Akzeptiere und schliesse Tickets automatisch basierend auf:
3. Ticket-Kategorie
4. Benutzer-Rolle

Je nach Auswahl werden Tickets automatisch nach Kategorie oder Benutzer akzeptiert. 3. Benutzer für das automatische Akzeptieren von Tickets -- Legt den Benutzer für das automatische Akzeptieren des Tickets fest. 4. Keine E-Mail-Benachrichtigung nach Eröffnung dieser Ticket-Kategorie: - Formulare - Reservationen - Veranstaltungen

Legt fest, für welche Kategorie nach der Eröffnung des Tickets eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet wird. Die weiteren Einträge sind Spezialfälle. 5. Keine E-Mail-Benachrichtigungen bei Schliessung dieser Ticket-Kategorie: - Formulare - Reservationen - Veranstaltungen

Legt fest, für welche Kategorie nach der Schliessung des Tickets eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet wird. Die weiteren Einträge sind Spezialfälle. 6. E-Mail-Benachrichtigungen für alle Tickets deaktivieren -- Deaktiviert die E-Mail-Benachrichtigung für alle Tickets. 7. E-Mail-Benachrichtigung immer senden bei neuen Ticket-Nachrichten -- Aktiviert die E-Mail-Benachrichtigung für alle Tickets.